Зачем нужен чек-лист?
Планирование торжества начинается с подробного составления чек-листа организации мероприятий, подготовки плана проведения.
Чек-лист мероприятия – документ, где собраны все сведения о предстоящем событии, начиная с того, где и когда состоится, сколько будет гостей, какого цвета нужно постелить скатерти на столы, какие цветы поставить в вазы для украшения зала, до дизайна бейджиков официантов и расценок на меню.
Подробный чек массового мероприятия необходим, чтобы:
• не упустить ничего важного;
• иметь представление на что, в каких размерах нужны средства;
• иметь возможность быстро сверить, правильно ли происходит организация мероприятия;
• свериться с графиком;
• проконтролировать выполнение всех пунктов подготовки.
Ответственного за проведение корпоратива организация наделяет полномочиями для осуществления всех идей и задумок. Чек подготовки к мероприятию, одобренный и подписанный начальством, поможет впоследствии избежать проблем, если вдруг что-то на торжестве не понравится.
Такой документ нужен не только для проведения праздника для организации. Подробный план подготовки мероприятия поможет в организации любого торжества, а также для отчета, например, о проведении праздника в детском саду, школе.
Как отчитаться по чек-листу?
Естественно, что все расходы на услуги по проведению мероприятия должны быть подтверждены документально.
Прикладывать необходимо все, начиная от чеков на алкоголь, заканчивая документом, подтверждающим величину суммы, которую пришлось заплатить за прокат или покупку свадебного платья.
Организатор мероприятия должен позаботиться, чтобы все документы, подтверждающие фактические расходы были собраны. Среди них обязательно должны присутствовать:
• договора;
• товарные и кассовые чеки;
• накладные;
• акты.
Вся эта документация должна быть должным образом оформлена. Все формуляры должны содержать такие сведения:
• реквизиты заказчиков и исполнителей;
• перечень работ и услуг;
• условия выполнения;
• расчет и обоснованность (по возможности) суммы за услуги;
• печать;
• подписи.
Если у вас возникают сложности с документами – мы поможем. Мы изготовим подтверждающую документацию необходимого формата, избавим вас от проблем.
Как избежать критики в свой адрес?
Каким бы грандиозным не было мероприятие, всегда найдется тот, кто выскажет критические замечания. Будет великолепно, если это не заказчик праздника. Чтобы избежать критики после организации даже бюджетной свадьбы, отчет нужно составить со всеми подробностями.
В идеале отчет проведения праздника с приложением всех квитанций и чеков должен совпасть с чек-листом, утвержденным молодоженам или родителями (в зависимости от того, кто заказывал и оплачивал торжество). Если имеется отчет о проведении мероприятия, чеки к нему соответствуют намеченному плану, то претензии будут просто необоснованными и у организатора праздника будут весомые аргументы в свою пользу.
Если вы решили накрутить в свою пользу или немного сэкономить, обращайтесь к нам, мы подготовим нужные вам квитанции и чеки. Ознакомившись с ними, заказчик обязательно подпишите акт выполненных работ.
Если же акт выполненных работ проведения мероприятия подписан заказчиком, то все его недовольства, озвученные после этого, не имеют никакой силы. Даже, если он грозится идти в суд или иными расправами, у вас, как организатора, есть чем защититься.
Детально составленные чеки на проведение мероприятия гарантия того, что все пройдет гладко, ничего не будет забыто и упущено, а также возможность доказать заказчику праздника, что все было сделано в соответствии с его требованиями и желаниями.